Gli esposti contro i commercialisti sono sempre più spesso accompagnati da file audio: conversazioni con clienti, incontri con colleghi o telefonate. Sul tema è intervenuto nuovamente il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, rispondendo ai quesiti del Consiglio di Disciplina dell’Ordine di Monza.
Già in un primo parere diffuso a marzo 2026, il Consiglio nazionale aveva chiarito che una registrazione può essere inserita nel fascicolo disciplinare quando chi l’ha realizzata era uno degli interlocutori e l’utilizzo del file è finalizzato a difendere una propria posizione giuridica. Con il Pronto Ordini n. 47/2026 del 16 settembre sono arrivate indicazioni operative sulla raccolta, sulla conservazione e sull’accesso ai contenuti audio.
Quando la registrazione può essere utilizzata
Il potere disciplinare spetta in via esclusiva al Consiglio di Disciplina territoriale, che avvia l’azione, svolge l’istruttoria e decide. Secondo il CNDCEC, nel procedimento valgono principi analoghi a quelli applicati in tribunale: i fatti devono essere ricostruiti ascoltando entrambe le parti e garantendo all’interessato la possibilità di difendersi.
Anche sul piano della privacy, il Regolamento europeo 2016/679 consente di utilizzare una registrazione senza il consenso della persona che parla quando il trattamento è necessario per tutelare un diritto. L’impiego deve però rispettare i criteri di necessità e proporzionalità: vanno utilizzate soltanto le parti pertinenti e il file deve essere conservato per il tempo indispensabile.
Conservazione e diritti degli iscritti
Ordini e Consigli di Disciplina, in qualità di titolari del trattamento, possono scegliere autonomamente le soluzioni tecniche. Il CNDCEC raccomanda formati audio standard e non proprietari, leggibili nel tempo e difficili da alterare. CD, DVD e chiavette USB non sono esclusi, ma presentano rischi di deterioramento, smarrimento e furto. Sono quindi preferibili il server dell’Ordine, protetto e sottoposto a backup regolari, oppure un cloud qualificato per la Pubblica amministrazione dall’Agenzia per la cybersicurezza nazionale.
I file devono essere protetti con crittografia e password robuste, mentre l’accesso va limitato ai soggetti autorizzati. Di norma non è necessaria un’asseverazione. La certificazione dell’integrità può diventare richiesta se la registrazione viene contestata formalmente.
Il commercialista sottoposto a procedimento ha diritto di conoscere il contenuto del file e di difendersi nel contraddittorio. Se ritiene che l’audio sia manipolato, incompleto o non conforme ai fatti, deve contestarlo espressamente: il disconoscimento può portare a una verifica tecnica dell’integrità, mentre in assenza di contestazioni la registrazione vale come prova piena dei fatti rappresentati.
Chi presenta un esposto deve aver partecipato alla conversazione e può usare l’audio esclusivamente per tutelare un proprio diritto, senza diffonderlo al di fuori del procedimento. Più delicata è la registrazione di un collega: le regole deontologiche impongono di chiedere il consenso prima di registrare o divulgare quanto detto. In una videoconferenza, il permesso deve essere ottenuto da tutti i partecipanti. In mancanza, sarà il Consiglio di Disciplina a valutare caso per caso se le esigenze di difesa possano giustificare l’utilizzo del file. Chi registra un collega senza consenso può quindi essere sottoposto a sua volta a valutazione disciplinare.
