Le registrazioni audio entrano sempre più spesso negli esposti presentati contro i commercialisti. A fare il punto sulle condizioni di utilizzo è il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, intervenuto per la seconda volta sul tema rispondendo ai quesiti del Consiglio di Disciplina dell’Ordine di Monza.
Già in un primo parere, diffuso a marzo 2026, il CNDCEC aveva chiarito che un file audio può essere inserito in un procedimento disciplinare quando la registrazione è stata effettuata da uno degli interlocutori per tutelare una propria posizione giuridica. Con il Pronto Ordini n. 47/2026 del 16 settembre, l’organismo ha aggiunto indicazioni operative sulla raccolta, sulla conservazione e sull’accessibilità dei file.
Quando la registrazione può essere utilizzata
Il potere disciplinare è attribuito in via esclusiva al Consiglio di Disciplina territoriale, che avvia l’azione, svolge l’istruttoria e assume la decisione. Secondo il CNDCEC, nel procedimento valgono gli stessi principi applicati in ambito giudiziario: i fatti devono essere ricostruiti ascoltando entrambe le parti e garantendo all’iscritto la possibilità di difendersi.
Sotto il profilo della privacy, il Regolamento europeo 2016/679 consente di utilizzare una registrazione anche senza il consenso della persona coinvolta quando il trattamento è necessario per difendere un diritto. L’utilizzo deve tuttavia rispettare i criteri di necessità e proporzionalità: vanno considerate solo le parti pertinenti e il file deve essere conservato per il tempo indispensabile allo svolgimento del procedimento.
Chi presenta un esposto può allegare una registrazione soltanto se ha partecipato direttamente alla conversazione e se la usa esclusivamente per finalità difensive. Non è invece consentito registrare dialoghi ai quali non si prende parte, per esempio lasciando un dispositivo acceso in una stanza, né diffondere il contenuto al di fuori del procedimento.
Conservazione, contestazioni e consenso
Per gli Ordini, il CNDCEC suggerisce l’impiego di formati audio standard e non proprietari, leggibili nel tempo e più difficili da alterare. CD, DVD e chiavette USB non sono esclusi, ma presentano rischi di deterioramento, smarrimento o furto. Sono quindi preferibili il server dell’Ordine, protetto e sottoposto a backup regolari, oppure un cloud qualificato per la Pubblica amministrazione dall’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.
I file devono essere protetti con crittografia e password robuste, mentre l’accesso va limitato ai soli soggetti autorizzati. Di norma non è necessaria un’asseverazione. La certificazione dell’integrità può diventare rilevante se il contenuto della registrazione viene formalmente contestato.
L’iscritto sottoposto a procedimento ha diritto di conoscere il contenuto dell’audio e di difendersi nel contraddittorio. Se ritiene che il file sia stato manipolato, sia incompleto o non rifletta correttamente i fatti, deve contestarlo in modo espresso. Il disconoscimento può rendere necessaria una verifica tecnica; in assenza di contestazioni, la registrazione vale come prova dei fatti rappresentati.
Una cautela ulteriore riguarda le conversazioni tra colleghi. Le regole deontologiche impongono di chiedere il consenso prima di registrare un altro commercialista o di divulgare le sue dichiarazioni. In una videoconferenza, il consenso deve essere richiesto a tutti i partecipanti. In mancanza, spetta al Consiglio di Disciplina valutare caso per caso se le esigenze di difesa giustifichino l’utilizzo del file: chi registra senza consenso può essere sottoposto a sua volta a una valutazione disciplinare.